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Les sociétés scientifiques spécialisées invitent leurs membres et le monde professionnel à participer à leur congrès annuel par des contributions. C'est ce qui les distingue des organisateurs de congrès qui cherchent à inciter un public aussi large que possible à participer (passivement) en proposant un programme spectaculaire et en faisant appel à des célébrités.
Un congrès annuel est l'occasion pour les membres d'une société de discipline médicale d'échanger leurs points de vue. Ils souhaitent présenter leurs travaux à leurs collègues et en discuter avec eux. Avec son appel à communications, la société s'adresse à tous ses membres et compte sur leur participation.
L'appel à communication limite peut-être les thèmes à un point fort ou mentionne quelques sections avec des thèmes qui reflètent les facettes de la discussion professionnelle. Il y a peut-être un thème général sur lequel les soumissions sont privilégiées parce qu'il est d'actualité.
Pour lancer un appel à contributions, il suffit de prévoir un congrès annuel. Il n'est même pas nécessaire de connaître la date exacte de la conférence. Il n'est pas non plus nécessaire de savoir où elle se tiendra. Il faut juste que tout le monde ait une chance équitable de contribuer.
Il ne faut pas non plus reléguer les contributions des membres à une exposition de posters ou à une séance de "Kessel Buntes" en marge. Les membres doivent figurer dans le programme principal - sinon, on n'est rien de plus qu'un organisateur de congrès qui devrait alors afficher systématiquement la TVA.
Avec son appel à communications, une société spécialisée montre que les présentations ne sont pas décidées en petit comité. Elle tient à la participation de tous ses membres. Qu'elle veut offrir aux jeunes collègues l'occasion de se présenter au monde professionnel. Qu'elle sélectionnera les contributions de manière équitable en tenant compte de critères de forme et de contenu. Et ainsi promouvoir la qualité professionnelle des contributions.
Si, dans un premier temps, le nombre d'inscriptions n'est pas très élevé, ce n'est pas un contre-argument : cela se fera. Il est toujours possible de combler les lacunes à la fin. Ce qui est peu engageant, c'est de vanter les mérites de conférences intéressantes qui ont déjà été sélectionnées pour le programme.
Il est alors évident que les conférenciers doivent payer les frais de participation à la conférence - celle-ci est organisée pour eux en tant que forum. Les conférenciers recrutés exigent à juste titre des honoraires ou une participation gratuite et la prise en charge des frais de déplacement.
L'appel à communications a une autre fonction importante : il fait partie de la stratégie de marketing. Sans paraître intrusif, l'organisateur fait la promotion de la réunion à plusieurs reprises. Il invite les destinataires à s'inscrire eux-mêmes pour une présentation. Ou du moins à s'inscrire eux-mêmes s'ils ne peuvent déjà pas apporter leur propre contribution.
C'est l'occasion de faire plusieurs envois :
Fahrdorf, le 2024-10-30
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