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Actualizado el 6 febrero 2025

Convocatoria de ponencias

Ulrich Paschen
3 minutos
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Las sociedades científicas animan a sus miembros y a la comunidad profesional a contribuir a su conferencia anual. Esto las distingue de los organizadores de congresos que quieren atraer al mayor público posible a la participación (pasiva) con un programa espectacular y destacados anunciantes.

Una conferencia anual ofrece a los miembros de una sociedad especializada la oportunidad de intercambiar ideas. Desean presentar su trabajo a sus colegas y debatirlo con ellos. La sociedad se dirige a todos los miembros con su convocatoria de ponencias y cuenta con su participación.

La convocatoria de ponencias puede limitar los temas a un punto central o nombrar algunas secciones con temas que reflejen las facetas del debate profesional. Tal vez haya un tema general sobre el que se favorezcan las presentaciones por ser de actualidad.

El plan de una conferencia anual es suficiente para una convocatoria de ponencias. Ni siquiera es necesario saber exactamente cuándo tendrá lugar la conferencia. Tampoco hace falta saber dónde se celebrará. Basta con que todo el mundo tenga una oportunidad justa de hacer una contribución.

No debe relegar las contribuciones de los miembros a una exposición de pósters ni celebrar una sesión de "Kessel Buntes" al margen. Los afiliados deben figurar en el programa principal; de lo contrario, usted no es más que un organizador de congresos que debe mostrar sistemáticamente el IVA.

Con su convocatoria de ponencias, una sociedad especializada deja claro que las presentaciones no se negocian en un círculo reducido. Que está interesada en la participación de todos los miembros. Que quiere ofrecer sobre todo a los colegas más jóvenes la oportunidad de introducirse en el mundo especializado y profesional. Que seleccionará las candidaturas al concurso con equidad y prestará atención a criterios formales y de contenido. Y, de este modo, promoverá también la calidad profesional de las candidaturas.

Si al principio no recibe un número abrumador de inscripciones, no es un argumento en contra: se encontrará. Siempre puede rellenar los huecos al final. No es muy atractivo anunciar conferencias interesantes que ya han sido seleccionadas para el programa.

Entonces también tiene sentido que los ponentes tengan que pagar la cuota de participación en la conferencia; al fin y al cabo, la conferencia se organiza para ellos como un foro. Los ponentes contratados exigen con razón una cuota o la participación gratuita y la cobertura de los gastos de viaje.

La convocatoria de ponencias tiene otra función importante: forma parte de la estrategia de marketing. Sin ser intrusivo, el organizador hace publicidad de la reunión en repetidas ocasiones. Invita a los destinatarios a inscribir ellos mismos una ponencia. O al menos a inscribirse ellos mismos si no pueden hacer su propia contribución.

Esto permite realizar varios envíos:

  1. Anuncio de la conferencia anual con convocatoria de ponencias,
  2. Apertura del registro
  3. Especificación del tema principal y de otros temas sobre los que se desean contribuciones.
  4. Repeticiones, en función de la duración del plazo de entrega.
  5. Anuncio de un plazo de presentación (recordatorio), última convocatoria.
  6. Programa preliminar, lugar y periodo de la conferencia
  7. Programa definitivo con los plazos para las reservas anticipadas y la última fecha de inscripción
  8. Recordatorio de que el plazo de inscripción anticipada ha finalizado.

Fahrdorf, 2024-10-30

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