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Call for Papers

Aktualisiert am6. Februar 2025
3 minuten
Sonstiges
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Wissenschaftliche Fachgesellschaften fordern ihre Mitglieder und die Fachwelt auf, sich mit Beiträgen an ihrer Jahrestagung zu beteiligen. Das unterscheidet sie von Kongressveranstaltern, die mit einem spektakulären Programm und prominenten Werbeträgern ein möglichst großes Publikum zur (passiven) Teilnahme bewegen wollen.

Eine Jahrestagung bietet den Mitgliedern einer Fachgesellschaft die Gelegenheit zum Austausch. Sie möchten den Fachkollegen ihre Arbeit präsentieren und sie mit ihnen diskutieren. Die Gesellschaft wendet sich mit ihrem Call for Paper an alle Mitglieder und setzt auf ihre Mitwirkung.

Der Call for Paper grenzt die Themen vielleicht auf einen Schwerpunkt ein oder nennt einige Sektionen mit Themen, die die Facetten der fachlichen Diskussion abbilden. Vielleicht gibt es ein Generalthema, zu dem Einreichungen bevorzugt werden, weil sie gerade aktuell sind.

Für einen Call for Paper reicht der Plan einer Jahrestagung. Man muss noch nicht einmal wissen, wann genau die Tagung stattfinden wird. Man muss auch nicht wissen, wo sie abgehalten wird. Nur, das alle eine faire Chance haben, einen Beitrag zu leisten.

Man darf die Beiträge der Mitglieder auch nicht in eine Poster-Ausstellung abdrängen oder eine Sitzung „Kessel Buntes“ am Rande abhalten. Mitglieder müssen im Hauptprogramm auftauchen – sonst ist man nicht mehr als ein Kongressveranstalter, der dann konsequent Mehrwertsteuer ausweisen sollte.

Mit ihrem Call for Papers verdeutlicht eine Fachgesellschaft, dass die Präsentationen nicht im kleinen Kreis ausgekungelt werden. Dass ihr an der Mitwirkung aller Mitglieder gelegen ist. Dass sie besonders jüngeren Fachkollegen die Gelegenheit bieten will, sich der Fach- und Berufswelt vorzustellen. Dass sie Beiträge im Wettbewerb fair auswählen und dabei auf formale und inhaltliche Kriterien achten wird. Und damit auch die fachliche Qualität der Beiträge fördert.

Wenn zunächst nicht überwältigend viele Anmeldungen eintreffen, ist das auch kein Gegenargument: das findet sich. Man kann am Ende die Lücken immer noch auffüllen. Wenig einladend ist die Anpreisung interessanter Vorträge, die für das Programm schon ausgewählt wurden.

Dann leuchtet auch ein, dass die Vortragenden die Teilnahmegebühr für die Tagung zahlen müssen – die Tagung ist ja für sie als Forum organisiert. Angeworbene Speaker fordern zu Recht ein Honorar oder doch kostenlose Teilnahme und Übernahme der Reisekosten.

Der Call for Papers hat noch eine andere wichtige Funktion: Er ist Teil der Marketing-Strategie. Ohne aufdringlich zu wirken, wirbt der Veranstalter wiederholt für das Meeting. Er fordert die Adressaten auf, selbst einen Vortrag anzumelden. Oder zumindest sich selbst anzumelden, wenn sie schon keinen eigenen Beitrag leisten können.

Da bietet sich die Gelegenheit für mehrere Aussendungen:

  1. Ankündigung der Jahrestagung mit Ankündigung eines Call for Papers,
  2. Eröffnung der Anmeldung
  3. Nennung des Hauptthemas und weiterer Themen, zu denen Beiträge erwünscht sind.
  4. Wiederholungen, je nach Länge der Vorlaufzeit.
  5. Ankündigung eines Endtermins für Einreichungen (Erinnerung), last call.
  6. Vorläufiges Programm, Angabe von Ort und Zeitraum der Tagung
  7. Endgültiges Programm mit Deadlines für Frühbucher und letztem Anmeldetermin
  8. Erinnerung, dass der early bird-Termin verstreicht.

Fahrdorf, den 2024-10-30

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