1.3.07 Personnel file

Purpose and goal

Definition von Umfang, Anordnung, Führung und Archivierung von Personalunterlagen.

Als Teil der Personalakte soll für jeden Mitarbeiter eine Dokumentation geführt werden, in der die im Laufe der Beschäftigung ausgeübten Tätigkeiten, Schulungen, Einarbeitungen, externen und internen Weiterbildungen, besondere Erfahrungen usw. gesammelt werden. Zeugnisse und Teilnahmebescheinigungen sollen hier abgelegt werden. Die Personalakte dient auch als Grundlage der Laufbahnplanung des Mitarbeiters

Area of application

Personal des Unternehmens

Aufbau der Personalakte

Für jeden Mitarbeiter wird eine Personalakte angelegt, die über Name, Vorname und Geburtsdatum identifiziert wird. In ihr sind mindestens zu dokumentieren:

• Lebenslauf
• Gang der Schulbildung mit Art des Abschlusses
• Berufsausbildung mit Art des Abschlusses
• Berufstätigkeit
• Fort- und Weiterbildung
• Besuch von Tagungen, Fortbildungsveranstaltungen, Kursen
• Belehrungen über Gesundheits- und Sicherheits­bestim­mun­gen
• Bescheinigungen über Gesundheitsuntersuchungen
• ‘Personal Records’ (Nachweis über die Einführung in besonders qualitäts­relevante Tätigkeiten, umschriebenes Trai­­ning on the job, Aufga­ben, die im Un­ter­neh­men übernom­men wurden, besondere Qualifi­ka­tionen)

Die Unterlagen können in einen persönlichen (vertraulichen) Teil und in einen Teil mit qualitätsrelevanten Daten getrennt werden. Der Mitarbeiter muss erklären, dass er mit der Weitergabe zumindest der im qualitätsrelevanten Teil gesammelten Daten einverstanden ist.

Beispiel für die Gliederung einer Personalakte:

• Persönliche Daten
• Name, Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer)
• Bewerbungsunterlagen
• Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc.)
• Arbeitsvertrag
• Zusatzvereinbarungen
• Personalbeurteilungen
• Urlaubsabgeltung
• Gewährung von Bildungsurlaub
• Sonderurlaub
• Krankmeldungen
• Gehaltsabrechnungen
• Belege über Zahlung der Sozialabgaben
• Belege über Sonderzahlungen
• Reisekostenabrechnungen

Qualitätsrelevanter Teil

• Stellenbeschreibung
• Weiterbildungsnachweise
• Entwicklung innerhalb des Unternehmens
• Übernahme besonderer Aufgaben, besondere Qualifikation,
• Training on the job, etc.)
• Nachweis von Belehrungen über Gesundheits- und Sicherheitsbestimmungen

Documentation

Personaldaten über Qualifikation und Fortbildung Formblatt für die Dokumentation von Fortbildungen: Anlage 2 Einverständniserklärung über Einsichtnahme von Auditoren Kartei mit geführten Akten

Resources

Raumgröße abhängig von der Anzahl der Akten Abschließbarer Schrank bei jedem Personalsachbearbeiter

Responsibility

Wer ist für das Anlegen und Führen von Personalakten zuständig

Notes and comments

Zu klären ist, wie Lehrlinge, Praktikanten (Schule ,Fachhochschule, Universität) und Mitarbeiter mit Zeitverträgen in diesem System gehandhabt werden.

Applicable documents

Literature, regulations

Terms

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