1.3.07 Expediente personal

Finalidad y objetivo

Definición del ámbito de aplicación, organización, gestión y archivo de los documentos de personal.

Como parte del expediente de personal, debe conservarse la documentación de cada empleado en la que se recojan las actividades, la formación, la familiarización, la formación continua externa e interna, las experiencias especiales, etc. realizadas en el transcurso del empleo. Aquí deben archivarse los certificados y certificados de asistencia. El expediente personal también sirve de base para la planificación de la carrera del empleado.

Ámbito de aplicación

Personal del hospital

Estructura del expediente personal

Se crea un expediente personal para cada empleado, que se identifica por apellidos, nombre y fecha de nacimiento. En él deben constar, como mínimo, los siguientes datos:

• Curriculum vitae
• Curso de escolarización con tipo de titulación
• Formación profesional con tipo de cualificación
• Actividad profesional
• Formación continua
• Asistencia a conferencias, actos de formación y cursos
• Instrucción sobre normas de salud y seguridad
• Certificados de exámenes médicos
• "Expedientes personales" (prueba de iniciación a actividades especialmente relevantes para la calidad, formación en el puesto de trabajo descrita, tareas asumidas en la empresa, cualificaciones especiales).

Los documentos pueden separarse en una parte personal (confidencial) y otra con datos relevantes para la calidad. El empleado debe declarar que está de acuerdo con la divulgación de al menos los datos recogidos en la parte relevante para la calidad.

Ejemplo de estructura de un expediente de personal:

• Datos personales
• Nombre, dirección, fecha de nacimiento, número de teléfono)
• Documentos de solicitud
• Carta de presentación, CV, referencias, etc.)
• Contrato laboral
• Acuerdos complementarios
• Evaluación del personal
• Paga de vacaciones
• Concesión de licencias por estudios
• Licencia especial
• Notas de enfermedad
• Nóminas
• Justificante de pago de las cotizaciones a la Seguridad Social
• Recibos de pagas extraordinarias
• Informes de gastos de viaje

Parte relevante para la calidad

• Descripción del puesto
• Certificados de formación continua
• Desarrollo dentro de la empresa
• Asunción de tareas especiales, cualificación especial,
• Formación en el puesto de trabajo, etc.)
• Prueba de instrucción sobre las normas de salud y seguridad

Documentación

Datos personales sobre cualificaciones y formación continua Formulario para la documentación de la formación continua: Apéndice 2 Declaración de consentimiento para la inspección por parte de auditores Índice de expedientes conservados

Recursos

El tamaño de la sala depende del número de expedientes Armario con cerradura para cada administrador de RRHH

Responsabilidad

¿Quién es responsable de crear y mantener los expedientes de personal?

Notas y comentarios

Es necesario aclarar cómo se gestionan en este sistema los aprendices, las personas en prácticas (escuela, colegio, universidad) y los empleados con contratos temporales.

Documentos aplicables

Literatura, normativa

Términos

Archivos adjuntos