1.2.12 Service de traduction

1 Objectif et but

Règles de communication avec les patients allophones. La commande et l'utilisation de services en langue étrangère au-delà de la relation avec le patient. Les patients allophones ont les mêmes droits que les patients germanophones en matière d'information et d'éducation. Cela inclut également leur besoin de parler avec le personnel de diagnostic et de traitement.

Il convient de définir les cas dans lesquels il faut faire appel à un interprète/traducteur. Le déroulement de la commande, le calendrier, l'exécution, la documentation et le financement doivent être réglés. Pour les langues étrangères fortement représentées à l'hôpital, les informations les plus importantes concernant les patients doivent être disponibles en traduction. Il convient de tenir compte de la capacité de lecture des patients.

1.1 Assurer la communication

Pour assurer la communication entre le personnel hospitalier et les patients allophones, il faut faire appel à des interprètes qualifiés dans les cas suivants :
- Consentement éclairé pour les traitements et les thérapies
- Explications et consentements à la chirurgie
- Explications et consentements en matière d'anesthésie
De même, dans les cas problématiques, il convient également de faire appel à des interprètes qualifiés, par exemple pour les situations de communication suivantes :
- Relevé de l'anamnèse
- Messages de diagnostic
- Propositions de traitement
- Entretiens de sortie

1.2 Justification juridique

La charge de la preuve de la validité de l'information et du consentement du patient à une intervention chirurgicale incombe au médecin. Dans le cas d'un patient de langue étrangère, le médecin doit faire appel à une personne maîtrisant la langue lors de l'entretien d'information s'il n'est pas certain que le patient maîtrise suffisamment la langue allemande pour comprendre les explications du médecin. Il faut s'assurer que tout malentendu est exclu. Dans ce cas également, la charge de la preuve incombe au médecin. La personne consultée doit donc être capable de prouver qu'elle est capable d'interpréter et de l'appliquer selon l'état de la technique.
En règle générale, ce n'est pas le cas du personnel hospitalier, et encore moins des proches ou des personnes accompagnant le patient. L'intervention de ces personnes ne peut donc pas être invoquée comme preuve.
Dans les situations moins problématiques, la communication peut être assurée par du personnel bilingue au sein du personnel hospitalier. Il faut éviter de faire appel à des proches, car cela représente une charge tant pour les proches que pour le patient. Dans le cas contraire, une médiation linguistique neutre n'est pas assurée.

1.3 Justification transculturelle

Lors de la collecte de l'anamnèse clinique, du diagnostic et de la thérapie, on touche à des domaines tabous spécifiques à la culture, qui sont pondérés de manière très différente par les patients et le personnel traitant. Sans connaissances spécifiques de ces comportements et particularités, il n'est pas possible d'établir, entre autres, une anamnèse complète. D'autre part, il est nécessaire que les patients allophones ne reçoivent pas seulement une interprétation des instructions du personnel, mais qu'ils les comprennent également.
Ces deux éléments signifient que les personnes qui interprètent la communication médecin-patient doivent être non seulement des interprètes, mais aussi des médiateurs entre deux systèmes culturels. En règle générale, seuls les interprètes de langue maternelle seront en mesure de trouver le ton juste tout en abordant des domaines tabous, en raison de leur connaissance précise des représentations du corps et de la maladie ainsi que des traditions de leur culture.
Le recours à un interprète permet également de garantir la qualité de la communication interculturelle. Le patient a ainsi le sentiment d'être bien pris en charge.

2 Champ d'application

Les prestations d'interprétation et de traduction peuvent être demandées pour n'importe quel but de service, celui-ci ne devant pas être rempli à l'HÔPITAL. La demande d'une prestation est décidée par un cercle de personnes défini (cf. ch.) demande (cf. ch. 3.1.2).

3 Description du déroulement

3.1 Procédure de demande

3.1.1 Entrepreneur

Une entreprise de services (en abrégé service de traduction) doit être désignée par la direction de l'hôpital pour fournir des prestations d'interprétation et de traduction. C'est à elle qu'il incombe de mandater les interprètes qualifiés. Les autres prestations d'interprétation et de traduction ne peuvent pas être facturées.

3.1.2 Personnel habilité à recevoir des demandes de remboursement

Le recours à un interprète ou à un traducteur est ordonné par un médecin, la direction ou le chef d'équipe (soins) d'un service ou la direction d'une unité. Les directeurs de cliniques, de services et d'instituts restent libres d'élargir ou de restreindre le cercle du personnel habilité à demander un interprète en fonction de leurs besoins spécifiques.

3.2 Interprétation

3.2.1 Formulaire Interprétation

Le centre d'interprétation du service de traduction a besoin des données indiquées sur le formulaire Interprétation (voir point 9, annexe 3) pour pouvoir organiser une mission d'interprétation. 3.2.2 Moment de la demande === Il est recommandé de demander l'intervention d'un interprète immédiatement après avoir pris connaissance du besoin et, si possible, au plus tard 24 heures avant l'entretien prévu.
Les heures d'ouverture du centre de médiation et le numéro de téléphone de la hotline ainsi que la disponibilité en dehors des heures d'ouverture sont indiqués au point 9, annexe 6. Il convient de noter que les commandes passées en dehors des heures de bureau ne seront traitées que le jour ouvrable suivant. En cas de besoin urgent d'interprétation en dehors des heures de service du service de traduction, les interprètes peuvent être mandatés directement par le personnel de l'hôpital, après accord préalable avec l'interprète. L'obligation de documentation reste valable conformément au point 5.1.

3.2.3 Offre linguistique

Les langues disponibles et les pays dans lesquels elles sont parlées sont indiqués au point 9, annexe 2. Il convient de noter que les interprètes pour les langues moins courantes peuvent ne pas être disponibles pour chaque jour.

3.2.4 Forme du mandat

En règle générale, le mandataire est mandaté oralement par téléphone. Il est également possible de remplir le formulaire Interprétation (annexe 3) et de le transmettre par fax. Les commandes peuvent également être envoyées par e-mail. Dans ce cas, une impression doit être jointe au dossier du patient à des fins de documentation. Les numéros de téléphone et de fax ainsi que l'adresse e-mail du mandataire figurent à l'annexe 6.
Une commande est considérée comme acceptée lorsque le service de traduction a confirmé le délai par écrit, en général par fax.

3.2.5 Annulation d'une commande

Si une commande doit être annulée, elle doit l'être immédiatement. L'annulation se fait par écrit, par fax, au moyen du formulaire Interprétation (annexe 3).

3.2.6 Obligation de garder le secret

Tous les interprètes sont tenus au secret professionnel. Les patients doivent en être informés par l'interprète avant le début de l'entretien (annexe 8).

3.2.7 Protection des données

Le patient doit donner son accord écrit en allemand et dans la langue du pays pour le recours à un interprète. Cette autorisation doit être obtenue par le personnel de l'hôpital au plus tard avant le début de l'entretien. Le formulaire de l'annexe 8 doit être utilisé à cet effet. Si un patient ne peut pas lire ou comprendre le consentement, celui-ci lui est lu et expliqué par l'interprète avant le début de l'entretien.
Il convient de s'assurer que seules les données relatives au patient réellement nécessaires à la bonne conduite de l'entretien sont transmises au service d'interprétation. Il faut toutefois donner à l'interprète la possibilité de se préparer à la terminologie spécifique d'une discipline ou à celle d'une symptomatologie.

3.2.8 Confirmation de l'intervention

Lorsque l'interprète arrive au lieu convenu à l'heure prévue, un membre du personnel de l'hôpital confirme l'arrivée de l'interprète sur le formulaire de commande de l'interprète qui lui a été présenté. la fin de la mission, le personnel autorisé confirme à l'interprète que la prestation a été effectuée.
Afin d'éviter toute confusion dans l'attribution des patients ou de pouvoir corriger l'orthographe du nom transmis oralement, la demande d'interprétation confirmée est munie d'une étiquette ISM ; si elle n'existe pas, le nom du patient doit être indiqué lisiblement en lettres d'imprimerie sur la demande d'interprétation.

3.2.9 Temps d'attente de l'interprète

Si l'entretien avec le patient n'a pas lieu à l'heure convenue, mais qu'il est retardé, le temps d'attente de l'interprète compte comme temps de la mission. Afin d'éviter des frais inutiles, il convient de respecter les horaires de l'entretien fixés par le personnel de l'hôpital.

3.2.10 Facturation et traitement des factures, charge budgétaire

La facturation avec les justificatifs de prestations correspondants est adressée chaque mois au service des achats, qui l'attribue aux cliniques, services ou instituts donneurs d'ordre ou responsables des patients.

3.3 Déroulement d'un entretien avec un interprète

3.3.1 Entretien préliminaire avec l'interprète

Lors d'un bref entretien préliminaire, l'interprète doit être informé de la situation du patient et de l'objectif de l'entretien. C'est à ce moment-là qu'il faut se mettre d'accord sur le mode d'interprétation (consécutif ou simultané) ou sur un "signe d'arrêt" de l'interprète.

3.3.2 Présentation de l'interprète par le personnel hospitalier

L'interprète ne doit pas rencontrer le patient avant le début de l'entretien. L'expérience a montré que dans de tels cas, les patients donnent des informations que ce dernier ne répète ensuite pas dans la communication médecin-patient qui suit et qu'il considère comme connues.
L'interprète est présenté au patient ; au plus tard à ce moment-là, l'accord du patient pour le recours à un interprète doit être obtenu et documenté (annexe 8).

3.3.3 Entretien médecin-patient interprété

Comme d'habitude, l'entretien est adressé au patient en discours direct, et non à l'interprète. L'intervention de proches du patient présents et parlant plus ou moins bien l'allemand est gênante et doit être évitée. Si des proches interviennent en allemand dans l'entretien, l'interprète doit traduire ces parties de l'entretien au patient.

3.3.4 Convenir d'un rendez-vous de suivi avec le patient et l'interprète, documentation

Afin de simplifier la procédure de demande d'un rendez-vous de suivi, un rendez-vous de suivi est fixé conjointement avec l'interprète et le patient si nécessaire. Pour la coordination avec le centre de médiation, il suffit d'indiquer le rendez-vous de suivi sur le formulaire de l'interprète. L'interprète est responsable de la transmission.

3.3.5 Prise de congé commune du patient et entretien de suivi

Le personnel hospitalier et l'interprète prennent ensemble congé du patient. Cela permet de s'assurer que toutes les informations nécessaires sont fournies par le personnel hospitalier et ne doivent pas être complétées ou expliquées ultérieurement par l'interprète.
Il faut prévoir du temps pour un bref suivi de l'entretien avec l'interprète. Le cas échéant, l'interprète peut fournir des explications ou des observations utiles qu'il n'était pas opportun de communiquer pendant l'entretien.

3.4 Traductions

3.4.1 Mandat

Le patient doit donner son accord écrit en allemand et dans la langue du pays pour la traduction de ses documents. Le personnel de l'hôpital doit documenter ce consentement avant de demander une traduction. Le formulaire (annexe 8) doit être utilisé à cet effet.
Les demandes de traduction sont soumises directement au service de traduction. La transmission du document se fait si possible par e-mail, à défaut par courrier et, uniquement en cas d'urgence, par fax. Il convient de se renseigner au préalable pour savoir si la langue étrangère est proposée.

3.4.2 Formulaire Traductions

Les informations requises par le client pour une traduction doivent être transmises au service de traduction avec le document, conformément au formulaire de traduction (annexe 4). Le service de traduction en accuse réception et informe le client par écrit du délai nécessaire à l'achèvement de la traduction et du devis.
Seules les traductions 1:1 sont possibles, les résumés d'extraits de texte ne sont pas autorisés.

3.4.3 Annulation d'une commande de traduction

Si la date d'achèvement et/ou le devis ne sont pas acceptés, la commande de traduction est considérée comme annulée sans frais. Si l'annulation a lieu à une date ultérieure, des frais seront appliqués (annexe 7.3).

3.4.4 Envoi de la traduction

La traduction est envoyée par le service de traduction par e-mail et seulement dans des cas exceptionnels par courrier ou par fax.
Il convient de vérifier au préalable si les jeux de caractères des langues étrangères peuvent être imprimés sur les imprimantes de l'hôpital.

3.4.5 Offre linguistique

Les langues disponibles ne sont pas les mêmes que les langues indiquées pour les demandes d'interprétation. Il faut d'abord demander si une traduction est possible lors de la commande, mais le service de traduction ne peut se prononcer que sur présentation du document.

3.5 Interprétation par téléphone

Pour obtenir de brefs renseignements de la part des patients ou pour leur transmettre des informations (à l'exception des contenus de communication mentionnés au point 1.1), il est possible de demander une interprétation par téléphone. Le recours à un interprète par téléphone doit avant tout garantir, simplifier et accélérer le flux d'informations dans la communication médecin-patient dans les ambulances et les polycliniques.

3.5.1 Technique nécessaire

La condition technique est un téléphone avec haut-parleur ou un dispositif d'écoute.
La mise en place de cette forme de service d'interprétation téléphonique et les modalités d'utilisation restent à définir.

4 Compétence, qualification

4.1 Qualification des interprètes

Les interprètes à engager ont soit un certificat de l'université de Hambourg, soit ils ont déjà prêté serment devant un tribunal, soit ils ont des diplômes ou des titres reconnus par l'État. Tous les interprètes ont suivi une formation continue en interprétation médico-sociale. En règle générale, il s'agit d'interprètes de langue maternelle.
Les prestations sont fournies conformément aux directives éthiques de l'interprétation et de la traduction.
Si des membres du personnel hospitalier font partie de ce groupe d'interprètes et sont mis à disposition, les conditions d'honoraires du service de traduction s'appliquent également à ces personnes. Toutefois, les services d'interprétation doivent être fournis en dehors des heures de service. Les services d'interprétation fournis pendant les heures de service ne peuvent pas être facturés. Il convient de demander une autorisation pour les activités accessoires. Le cercle de ces interprètes peut être identifié par une carte d'interprète du service de traduction et porte cette carte sur ses vêtements de manière visible à l'hôpital.
Les interprètes ne doivent pas être chargés de tâches médicales ou de soins ni apporter leur aide dans ce domaine.

5 Documentation

5.1 Missions d'interprétation

L'original du consentement d'un patient pour le recours à un interprète (annexe 8) est conservé dans le dossier du patient. Une copie est jointe aux bulletins de consultation. Le recours à un interprète est documenté dans le dossier du patient, sur les bulletins de consultation ou dans d'autres documents par le personnel responsable de la conduite de l'entretien, sous la forme d'une mention "avec interprète".
Pour les documents visés au point 1.1, la documentation est constituée par la signature de l'interprète. La prestation fournie est documentée par le personnel autorisé (point 3.1.2) sur la commande présentée, par l'inscription de l'heure d'arrivée de l'interprète et de l'heure de fin de la prestation.
Si possible, une étiquette de patient est apposée sur la commande. \\L'interprète remet la prestation confirmée au mandataire.

5.2 Traductions

Les traductions sont documentées comme suit : - En faisant une copie du document pour qu'il reste à l'hôpital.
- Par la copie de l'ordre écrit
- En confirmant la prestation fournie à l'achat

6 Remarques et commentaires

Si du personnel hospitalier est appelé à interpréter après avoir pris en considération le point 1.2, il est interdit à ce personnel d'accepter des honoraires ou des cadeaux de la part des patients pour la prestation fournie.

7 Documents à fournir

Contrat de l'hôpital avec le service de traduction
Contrat avec les interprètes
Directive éthique BDÜ
VA "Information et consentement avant une intervention médicale".
Loi fondamentale, article 3

8 termes

Interprétation La médiation orale entre personnes de langues différentes Traduire Rendre compte d'un texte par écrit dans une autre langue
Langue de départ Langue à partir de laquelle l'interprétation ou la traduction est effectuée
Langue cible Langue à enseigner à un locuteur non natif
Interprétation consécutive Interprétation différée (postposée)
Interprétation simultanée Interprétation simultanée pendant la conversation en cours

9 installations

Annexe 1 : Procédure de médiation, flow-chart
Annexe 2 : Offre de langues
Annexe 3 : Formulaire d'interprétation
Annexe 4 : Formulaire de traduction
Annexe 5 : Formulaire d'interprétation par téléphone
Annexe 6 : Service de traduction, données de communication
Annexe 7 : Base de facturation
Annexe 8 : Consentement du patient pour le recours à un interprète