1.3.07 Dossier personnel

But et objectif

Définition de l'étendue, de la disposition, de la tenue et de l'archivage des documents du personnel.

Dans le cadre du dossier personnel, une documentation doit être tenue pour chaque employé, dans laquelle sont rassemblés les activités exercées au cours de l'emploi, les formations, les initiations, les formations continues externes et internes, les expériences particulières, etc. Les certificats et les attestations de participation doivent y être classés. Le dossier personnel sert également de base à la planification de la carrière du collaborateur.

Champ d'application

Personnel de l'hôpital

Structure du dossier personnel

Un dossier personnel est créé pour chaque employé, identifié par son nom, son prénom et sa date de naissance. Il doit au moins contenir les informations suivantes

• CV
• Parcours scolaire et type de diplôme obtenu
• Formation professionnelle avec type de diplôme
• Activité professionnelle
• Formation continue et perfectionnement
• Participation à des réunions, des formations continues, des cours
• Enseignement des règles de santé et de sécurité
• Certificats d'examens de santé
• Personal Records' (preuve de l'initiation à des activités particulièrement importantes pour la qualité, formation sur le tas, tâches assumées dans l'entreprise, qualifications particulières)

Les documents peuvent être séparés en une partie personnelle (confidentielle) et une partie contenant des données pertinentes pour la qualité. Le collaborateur doit déclarer qu'il est d'accord avec la transmission au moins des données collectées dans la partie relative à la qualité.

Exemple de structure d'un dossier personnel :

• Données personnelles
• nom, adresse, date de naissance, numéro de téléphone)
• Dossier de candidature
• lettre de motivation, curriculum vitae, certificats, etc.)
• Contrat de travail
• Accords complémentaires
• Évaluations du personnel
• Indemnité de congé
• Octroi de congés de formation
• Congé spécial
• Avis de maladie
• Fiches de paie
• Justificatifs de paiement des cotisations sociales
• Justificatifs des paiements spéciaux
• Frais de déplacement

Partie relative à la qualité

• Description du poste
• Attestations de formation continue
• Développement au sein de l'entreprise
• Prise en charge de tâches particulières, qualification particulière,
• formation sur le tas, etc.)
• Preuve de l'enseignement des règles de santé et de sécurité

Documentation

Données personnelles sur la qualification et la formation continue Formulaire pour la documentation des formations continues : Annexe 2 Déclaration de consentement à la consultation par les auditeurs Fichier des dossiers tenus à jour

Ressources

Taille de la pièce en fonction du nombre de dossiers Armoire verrouillable chez chaque gestionnaire du personnel

Compétence

Qui est responsable de la création et de la tenue des dossiers personnels ?

Remarques et commentaires

Il convient de clarifier la manière dont les apprentis, les stagiaires (école, haute école spécialisée, université) et les collaborateurs sous contrat temporaire seront traités dans ce système.

Documents à joindre

Littérature, réglementation

Termes

Placements