1.3.08 Concepts d'initiation

Objectif et but

Les nouveaux employés ou ceux qui reviennent doivent être mis en mesure de fournir la prestation et la qualité de travail requises dans un délai adapté aux besoins, grâce à une formation initiale adaptée à leur profil de qualification. En outre, les responsables doivent disposer d'un concept leur permettant de s'acquitter de leur obligation d'initiation et de formation spéciale (le cas échéant, de formation à la sécurité). Les employés à former doivent recevoir les informations nécessaires à la réalisation de leurs tâches et de leurs objectifs, ainsi que des instructions et un suivi personnalisés.

Champ d'application

Personnel Pour tous les employés de l'HÔTEL MALADIE, y compris les stagiaires (y compris AIP), les stagiaires d'observation, les auxiliaires étudiants , les personnes effectuant leur service civil, les employés sous contrat de travail à durée déterminée, sous contrat de coopération ainsi que les employés d'entreprises de travail temporaire.

Objectif L'initiation concerne les employés nouvellement embauchés, les employés qui reviennent d'un congé ainsi que les employés dont les procédures et le contenu du travail ont été modifiés et/ou les employés dont le contrat de travail a été modifié au sein de l'HÔTEL MALADIE.

Local Tous les services de l'HÔPITAL

Description du déroulement

Cadre conceptuel

Ces instructions de procédure doivent être considérées comme un compendium selon lequel des plans d'initiation et des concepts d'initiation propres au service doivent être élaborés pour tous les groupes professionnels.

Guide du nouvel employé Lors de la conclusion du contrat de travail, les employés reçoivent de la part du/de la responsable des ressources humaines un "Guide pour les nouveaux employés". Il contient les informations essentielles sur la clinique pour l'employé.

Journée d'accueil Les nouveaux employés sont informés dans le cadre d'une journée d'accueil structurée.

Concepts d'initiation spécifiques aux départements Dans le service/l'unité, le/la salarié(e) est accueilli(e) et introduit(e) à l'aide des concepts d'initiation propres au service. C'est également là qu'a lieu le contact avec le/la supérieur(e) et, le cas échéant, avec le/la mentor, qui donnent au/à la salarié(e) un aperçu des structures spatiales et organisationnelles du service/de l'unité/de la clinique.
Les concepts d'initiation spécifiques aux départements permettent de garantir une initiation structurée et ciblée. Les employés doivent être informés de toutes les connaissances nécessaires du poste et de la place de travail, y compris des instructions spécialement requises. Ceux-ci permettent une planification à long terme des ressources en personnel et des moyens matériels nécessaires. Lors de l'intégration du/de la salarié(e), les objectifs, les contenus et les périodes d'initiation sont discutés sur la base des plans d'initiation.

Des entretiens de feedback réguliers sont convenus. Ils servent à informer les deux parties de l'état d'avancement de l'initiation. Au cours de la période d'initiation suivante, il convient de permettre un aperçu ciblé des domaines avec lesquels une coopération intensive est nécessaire (par exemple par des stages d'observation).

Système de mentorat

L'initiation au poste de travail se déroule conformément aux concepts établis. Le système de mentorat est recommandé lorsque son application permet d'escompter un allègement significatif de la charge de travail du service et des employés. Si aucun mentor n'est désigné dans la clinique/le service, le/la supérieur(e) direct(e) assume les tâches du mentor. Les tâches du mentor, en tant qu'interlocuteur permanent de la personne à former, sont les suivantes

• élaboration, révision, accompagnement et mise en œuvre du concept d'initiation spécifique au service, y compris la définition des objectifs, des contenus et des périodes d'initiation
• Organisation et coordination de la mise en œuvre
• Mener des entretiens de feed-back avec le supérieur hiérarchique direct et le salarié en formation
• analyse et mise en œuvre des mesures de qualification, dans la mesure où elles n'ont pas déjà pu être couvertes par des offres de formation continue internes à l'entreprise

Le mentor est temporairement libéré de ses autres obligations pendant la période d'initiation, en fonction de l'ampleur de sa tâche. Les employés qui semblent aptes à assumer cette tâche doivent disposer d'une qualification professionnelle et d'une expérience avérées dans le domaine d'initiation désigné.

Évaluation et révision

L'évaluation des plans d'initiation au travail a lieu à intervalles réguliers (au maximum tous les deux ans)Bearbeit

Mise en place de programmes de stages

Le développement du personnel met en place la possibilité de programmes de stages.

Coaching

Un coaching est proposé sur une base volontaire (par le service de développement du personnel) à tous les employés, en particulier pour les postes de cadres supérieurs de l'HÔPITAL, pour lesquels l'instrument du stage d'observation/plan d'initiation n'est pas disponible ou ne l'est que de manière limitée pour une initiation efficace.

Compétence, qualification

Unité organisationnelle	Tâche
Développement du personnel et centre de formation	Sont responsables de la conception stratégique de l'initiation.
Service du personnel en étroite collaboration avec le centre de formation	Doit mettre en œuvre l'organisation de la journée d'accueil
Service du personnel en collaboration avec tous les services concernés	Doit éditer les guides et les réviser régulièrement
Clinique/service	Ont mis en place et gèrent un système de mentorat.
le/la supérieur(e) hiérarchique direct(e), le/la mentor (si déterminé).	Sont responsables de l'élaboration et du respect d'un concept d'initiation au travail
l'employé(e) à former	Est pleinement responsable du respect de la mise en œuvre du concept d'initiation au travail.
Le mentor	doit s'engager à encadrer les personnes à former de manière à ce que la période de formation soit utilisée de manière aussi efficace et efficiente que possible. Si les tâches à accomplir nécessitent une coopération, le concept d'initiation doit tenir compte de la collaboration avec les titulaires des fonctions correspondantes.

Documentation

Les documents sont établis par le biais des plans d'initiation des différents départements/stations et sont conservés par le/la responsable disciplinaire. Elles contiennent au moins des informations sur les objectifs, les contenus et la durée de la mise au courant ainsi que les procès-verbaux des entretiens intermédiaires, de feedback et de clôture. En cas d'application du système de mentorat, le nom du mentor doit être mentionné.

Remarques et commentaires

• L'initiation doit s'enchaîner de manière logique et se composer d'étapes d'apprentissage correspondantes.
• Les périodes doivent être définies de manière réaliste
• Les objectifs et le contenu doivent être adaptés au profil de l'employé et aux objectifs du service.

Documents à joindre

• Compendium pour l'élaboration d'un plan d'initiation spécifique au département
• Concept-cadre pour l'initiation systématique des collaborateurs au sein de l'HÔPITAL

Termes

Coaching

Le coaching est l'ensemble des mesures de soutien, en l'occurrence l'accompagnement spécifique des employés au niveau de la direction et de l'encadrement supérieur. Le coach est un partenaire de discussion, par exemple pour la planification organisationnelle et professionnelle. L'intégration est accompagnée avec lui par des entretiens d'intégration, la transmission de connaissances (par ex. processus, normes et valeurs spécifiques à l'organisation), le feedback, le conseil dans le cadre d'une discrétion absolue.

Programme de formation

Les programmes de stages sont des systèmes de formation. Ils se composent de plusieurs mesures de formation à coordonner sur le plan formel (par exemple en termes de durée) et matériel (en termes de contenu). Le groupe cible est constitué des futurs cadres d'une entreprise, qui sont qualifiés par ces programmes pour les tâches de gestion. Des instruments proches du poste de travail ("near-the-job") ou éloignés du poste de travail ("off-the-job") sont combinés avec des activités directement sur le lieu de travail ("on-the-job"). Les méthodes et procédures sont par exemple les discussions, les entretiens d'apprentissage, les travaux de groupe, les travaux de projet, les séminaires, l'enseignement programmé. Le changement programmé du contenu du travail familiarise les participants avec la complexité de leur tâche.

Mentor

Les mentors sont les personnes qui transmettent leur expérience, accompagnent et initient les travailleurs, établissent des contacts et pilotent et développent le programme d'initiation.

Placements

Exemple général d'initiation