1.2.12 Übersetzungsdienst

1 Ziel und Zweck

Regeln für die Kommunikation mit fremdsprachigen Patienten. Beauftragung und Nutzung von Fremdsprach-Leistungen über den Patientenbezug hinaus. Fremdsprachige Patienten haben dieselben Rechte bezüglich Information und Aufklärung wie deutschsprachige Patienten. Dies schließt auch ihren Gesprächsbedarf mit dem diagnostizierenden und behandelnden Personal ein.

1.1 Sicherstellung der Kommunikation

Zur Sicherung der Kommunikation zwischen KRANKENHAUS-Personal und fremdsprachigen Patienten müssen in folgenden Fällen fachlich qualifizierte Dolmetscher hinzugezogen werden:
• Einwilligungserklärungen für Behandlungen und Therapien
• OP-Aufklärungen und –Einwilligungen
• Anästhesie-Aufklärungen und –Einwilligungen
Desgleichen sollen in problematischen Fällen ebenfalls fachlich qualifizierte Dolmetscher z.B. für folgende Kommunikationssituationen hinzugezogen werden:
• Anamneseerhebungen
• Diagnosemitteilungen
• Therapievorschläge
• Entlassungsgespräche

1.2 Rechtliche Begründung

Die Beweislast für die Wirksamkeit einer erfolgten Aufklärung und der Einwilligung des Patienten in einen operativen Eingriff obliegt dem Arzt. Bei einem fremdsprachigen Patienten muss der Arzt zum Aufklärungsgespräch eine sprachkundige Person hinzuzuziehen, wenn nicht ohne weiteres sicher ist, dass der Patient die deutsche Sprache so gut beherrscht, dass er die Erläuterungen des Arztes verstehen kann. Es muss gesichert sein, dass Missverständnisse ausgeschlossen sind. Auch insoweit trifft den Arzt die Beweislast. Die hinzugezogene Person muss daher nachweisbar des Dolmetschens fähig sein und dieses nach dem Stand der Technik anwenden können.
In der Regel trifft Letzteres nicht auf Krankenhauspersonal zu, noch weniger auf Angehörige oder den Patienten begleitende Personen. Die Hinzuziehung dieses Personenkreises kann daher nicht als Beweis geltend gemacht werden.
In weniger problematischen Situationen kann die Kommunikation durch bilinguales Krankenhauspersonal gewährleistet werden. Die Hinzuziehung von Angehörigen sollte vermieden werden, da dies sowohl die Angehörigen als auch den Patienten belastet. Darüber hinaus ist eine neutrale Sprachmittlung nicht gegeben.

1.3 Transkulturelle Begründung

In der klinischen Anamneseerhebung, Diagnostik und Therapie werden kulturspezifische Tabubereiche berührt, die von Patienten und behandelndem Personal ganz unterschiedlich gewichtet werden. Ohne spezifische Kenntnisse dieser Verhaltensweisen und Eigenarten ist es nicht möglich, u.a. eine vollständige Anamnese zu erstellen. Andererseits ist es erforderlich, dass fremdsprachige Patienten die Anweisungen des Personals nicht nur gedolmetscht bekommen, sondern sie auch verstehen.
Beides bedeutet, dass Personen, die die Arzt-Patient-Kommunikation dolmetschen, nicht nur Dolmetscher, sondern auch Vermittler zwischen zwei kulturellen Systemen sein müssen. In der Regel werden nur muttersprachliche Dolmetscher aufgrund ihrer genauen Kenntnisse der Vorstellungen von Körper und Krankheit sowie der Traditionen ihres Kulturkreises in der Lage sein, den richtigen Ton zu treffen und somit auch Tabubereiche ansprechen zu können.
Mit der Hinzuziehung eines Dolmetschers ist eine Qualitätssicherung auch in der interkulturellen Kommunikation gegeben. Damit wird dem Patienten das Gefühl gegeben, gut versorgt zu sein.

2 Anwendungsbereich

Dolmetsch- und Übersetzungsleistungen können für jeden dienstlichen Zweck beantragt werden, wobei dieser nicht im KRANKENHAUS erfüllt werden muss. Die Beantragung einer Leistung wird von einem definierten Personen-kreis (vgl. Ziff. 3.1.2) entschieden.

3 Beschreibung des Ablaufes

3.1 Abforderungsprocedere

3.1.1 Auftragnehmer

Für die Vermittlung von Dolmetsch- und Übersetzungsleistungen ist von der Krankenhausleitung ein Dienstleistungsunternehmen (kurz Übersetzungsdienst) zu bestimmen. Ihr obliegt es, die qualifizierten Dolmetscher zu beauftragen. Andere Dolmetsch- und Übersetzungsleistungen können nicht abgerechnet werden.

3.1.2 Abforderungsberechtigtes Personal

Die Beauftragung eines Dolmetschers oder Übersetzers wird von einem Arzt, der Leitung oder der Schichtführung (Pflege) einer Station bzw. der Leitung einer Einheit angeordnet. Es bleibt den Direktoren der Kliniken, Abteilungen und der Institute unbenommen, den Kreis des abforderungsberechtigten Personals entsprechend den spezifischen Bedürfnissen zu erweitern oder einzuschränken.

3.2 Dolmetschen

3.2.1 Formblatt Dolmetschen

Die Vermittlungszentrale des Übersetzungsdienstes benötigt die auf dem Formblatt Dolmetschen (vgl. Ziff. 9, Anlage 3) vorgegebenen Daten, um einen Dolmetschauftrag vermitteln zu können. Diese Daten sind vor der Beauftragung bereitzuhalten; der Gesprächstermin oder –zeitraum ist vorher festzulegen.ßß=== 3.2.2 Zeitpunkt der Beauftragung === Es wird empfohlen einen Dolmetschereinsatz umgehend nach Kenntnis des Bedarfs zu beantragen, möglichst nicht später als 24 Std. vor dem geplanten Gespräch.
Die Geschäftszeiten der Vermittlungszentrale und die Telefonnummer der Hotline wie auch die Erreichbarkeit außerhalb der Geschäftszeiten sind in Ziff. 9, Anlage 6 aufgeführt. Es ist zu beachten, dass Beauftragungen außerhalb der Geschäftszeiten erst am folgenden Werktag bearbeitet werden. Bei dringendem Dolmetschbedarf außerhalb der Dienstzeiten des Übersetzungsdienstes können Dolmetscher nach vorheriger Vereinbarung mit dem Dolmetscher direkt vom Krankenhaus-Personal beauftragt werden. Die Dokumentationspflicht bleibt gemäß Ziff. 5.1 bestehen.

3.2.3 Sprachenangebot

Die zur Verfügung stehenden Sprachen mit den Ländern, in denen diese gesprochen werden, sind in Ziff. 9 als Anlage 2 beigefügt. Es ist zu beachten, dass Dolmetscher für weniger geläufige Sprachen ggf. nicht für jeden Tag vermittelt werden können.

3.2.4 Form der Beauftragung

Eine Beauftragung der Auftragnehmerin erfolgt in der Regel mündlich per Telefon. Alternativ kann das Formblatt Dolmetschen (Anlage 3) ausgefüllt werden und per Fax übermittelt werden. Aufträge können auch per e-mail versandt werden. In diesem Fall ist ein Ausdruck zur Dokumentation den Patientenakten beizufügen. Telefon- und Fax-Nummern wie die e-mail Adresse der Auftragnehmerin sind Anlage 6 zu entnehmen.
Ein Auftrag gilt als angenommen, wenn der Übersetzungsdienst den Termin schriftlich – i.d.R per Fax – bestätigt hat.

3.2.5 Stornierung einer Beauftragung

Falls eine Beauftragung storniert werden muss, ist dies unverzüglich vorzunehmen. Eine Stornierung erfolgt schriftlich mit dem Formblatt Dolmet-schen (Anlage 3) per Fax.

3.2.6 Schweigepflicht

Alle Dolmetscher unterliegen der Schweigepflicht. Die Patienten sind vor Ge-sprächsbeginn hierüber vom Dolmetscher zu informieren (Anlage 8).

3.2.7 Datenschutz

Es muss eine schriftliche Einwilligungserklärung der Patienten in deutsch und der jeweiligen Landessprache zur Hinzuziehung eines Dolmetschers vorliegen. Diese soll vom Krankenhaus-Personal spätestens vor Beginn des Gespräches eingeholt werden. Hierfür ist das Formblatt Anlage 8 zu verwenden. Kann ein Patient die Einwilligung nicht lesen oder verstehen, wird sie ihm vor Gesprächsbeginn vom Dolmetscher verlesen und erläutert.
Es ist sicherzustellen, dass nur die wirklich erforderlichen patientenbezogenen Daten an den Übersetzungsdienst gegeben werden, die für eine erfolgreiche Gesprächsdurchführung notwendig sind. Dem Dolmetscher ist jedoch auch die Möglichkeit einzuräumen, sich auf die spezifische Terminologie eines Fachgebietes oder auf die einer Symptomatik vorzubereiten.

3.2.8 Bestätigung des Einsatzes

Bei Eintreffen des Dolmetschers am vereinbarten Ort zum vorgegebenen Zeitpunkt bestätigt ein Mitarbeiter des Krankenhauses das Eintreffen des Dolmetschers auf dem vorgelegten Auftragsformular des Dolmetschers. Bei Auftragsende wird dem Dolmetscher von dem berechtigten Personal die Leistungserbringung bestätigt.
Um Verwechslungen bei der Patientenzuordnung zu vermeiden bzw. die mündlich übermittelte Schreibweise des Namens korrigieren zu können, wird der bestätigte Dolmetschauftrag mit einem ISM-Etikett versehen; falls nicht vorhanden ist der Name des Patienten leserlich in Druckbuchstaben auf dem Dolmetschauftrag anzugeben.

3.2.9 Wartezeit des Dolmetschers

Sollte das Gespräch mit dem Patienten nicht zum vereinbarten Zeitpunkt, sondern erst verspätet stattfinden, so zählt die Wartezeit des Dolmetschers als Zeit des Auftrages. Um unnötige Kosten zu vermeiden, sind die vom Krankenhaus-Personal vorgegebenen Zeiten für das Gespräch einzuhalten.

3.2.10 Rechnungsstellung und –bearbeitung, Budgetbelastung

Die Rechnungsstellung mit entsprechenden Leistungsnachweisen erfolgt monatlich an den Einkauf und wird von dort den auftraggebenden bzw. patientenführenden Kliniken, Abteilungen oder Instituten zugeordnet.

3.3 Ablauf eines gedolmetschten Gespräches

3.3.1 Vorgespräch mit dem Dolmetscher

In einem kurzen Vorgespräch soll der Dolmetscher über die Situation des Patienten und die Zielsetzung des Gespräches informiert werden. Zu diesem Zeitpunkt sollen Absprachen über die Dolmetschart (konsekutiv oder simultan) oder auch für ein „Stop-Zeichen“ des Dolmetschers getroffen werden.

3.3.2 Vorstellung des Dolmetschers durch Krankenhaus-Personal

Der Dolmetscher soll vor Gesprächsbeginn mit dem Patienten nicht zusammentreffen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass Patienten in solchen Fällen Informationen geben, die dieser in der anschließenden Arzt-Patienten-Kommunikation dann nicht wiederholt und sie als bekannt voraussetzt.
Der Dolmetscher wird dem Patienten vorgestellt, spätestens zu diesem Zeitpunkt ist das Einverständnis des Patienten für die Hinzuziehung eines Dolmetschers einzuholen und zu dokumentieren (Anlage 8).

3.3.3 Gedolmetschtes Arzt-Patienten-Gespräch

Das Gespräch wird wie üblich in direkter Rede an den Patienten gerichtet, nicht an den Dolmetscher. Die Intervention von mehr oder weniger gut deutsch sprechenden anwesenden Angehörigen des Patienten ist hinderlich und soll vermieden werden. Sollten Angehörige auf deutsch in das Gespräch einbezogen werden, so hat der Dolmetscher diese Gesprächsabschnitte dem Patienten zu dolmetschen.

3.3.4 Vereinbarung eines Folgetermins mit Patient und Dolmet-scher, Dokumentation

Um das Anforderungsprocedere für einen Folgetermin zu vereinfachen, wird gemeinsam mit dem Dolmetscher und dem Patienten bei Bedarf ein Folgetermin vereinbart. Für die Abstimmung mit der Vermittlungszentrale reicht es, den folgetermin auf dem Formblatt des Dolmetschers anzugeben. Der Dolmetscher ist für die Weiterleitung verantwortlich.

3.3.5 Gemeinsame Verabschiedung vom Patienten und Nachgespräch

Krankenhaus-Personal und Dolmetscher verabschieden sich gemeinsam vom Patienten. Damit soll sichergestellt werden, dass alle erforderlichen Auskünfte vom Krankenhaus-Personal gegeben werden und nicht nachträglich vom Dolmetscher ergänzt oder erklärt werden müssen.
Es sollte Zeit für eine kurze Nachbereitung des Gespräches mit dem Dol-metscher eingeplant werden. Ggf. können vom Dolmetscher hilfreiche Erklärungen oder Beobachtungen gegeben werden, deren Mitteilung während des Gespräches nicht angebracht war.

3.4 Übersetzungen

3.4.1 Beauftragung

Es muss eine schriftliche Einwilligung des Patienten bzw. der Patientin in deutsch und der jeweiligen Landessprache zur Übersetzung ihrer Dokumente vorliegen. Dies ist vom Krankenhaus-Personal vor der Beauftragung einer Übersetzung zu dokumentieren. Hierfür ist das Formblatt (Anlage 8) zu verwenden.
Übersetzungsaufträge werden bei dem Übersetzungsdienst direkt eingereicht. Die Übermittlung des Dokumentes erfolgt möglichst per e-mail, alternativ per Post und nur in dringenden Fällen per Fax. Es sollte vorher die Information eingeholt werden, ob die Fremdsprache angeboten wird.

3.4.2 Formblatt Übersetzungen

Die für eine Übersetzung erforderlichen Angaben des Auftraggebers sind lt. Formblatt Übersetzungen (Anlage 4) dem Übersetzungsdienst mit dem Dokument zuzuleiten. Der Übersetzungsdienst bestätigt den Eingang und informiert den Auftraggeber schriftlich über die benötigte Zeit zur Fertigstellung und den Kostenvoranschlag.
Es sind nur Übersetzungen 1:1 möglich, Zusammenfassungen von Textab-schnitten sind nicht zulässig.

3.4.3 Stornierung eines Übersetzungsauftrages

Wird dem Zeitpunkt für die Fertigstellung und/oder dem Kostenvoranschlag nicht zugestimmt, gilt der Übersetzungsauftrag als gebührenfrei storniert. Erfolgt eine Stornierung zu einem späteren Zeitpunkt, werden Gebühren (Anlage 7.3) erhoben.

3.4.4 Zustellung der Übersetzung

Die Übersetzung wird durch den Übersetzungsdienst per e-mail und nur in Ausnahmefällen per Post oder per Fax zugestellt.
Es ist vorher zu überprüfen, ob die Zeichensätze von Fremdsprachen auf den Krankenhaus-Druckern ausgedruckt werden können.

3.4.5 Sprachenangebot

Die zur Verfügung stehenden Sprachen sind nicht identisch mit den ange-gebenen Sprachen für Dolmetschaufträge. Ob eine Übersetzung möglich ist, muss zunächst bei der Beauftragung erfragt werden, kann aber erst bei Vorlage des Dokumentes von dem Übersetzungsdienst entschieden werden.

3.5 Telefondolmetschen

Um kurze Auskünfte von Patienten zu erhalten oder Informationen an sie weiterzuleiten (mit Ausnahme der in Ziff. 1.1 aufgeführten Kommunikati-onsinhalte) kann eine Dolmetschung per Telefon angefordert werden. Die Zuschaltung eines Dolmetschers per Telefon soll vor allem den Informati-onsfluss in der Arzt-Patienten-Kommunikation in den Ambulanzen und Polikliniken gewährleisten, vereinfachen und beschleunigen.

3.5.1 Erforderliche Technik

Technische Voraussetzung ist ein Telefon mit Lautsprecher oder Mithöreinrichtung.
Die Einrichtung dieser Form von telefonischer Dolmetscher-Leistung und die Modalitäten der Inanspruchnahme müssen noch festgelegt werden.

4 Zuständigkeit, Qualifikation

4.1 Qualifizierung der Dolmetscher

Die zu beauftragenden Dolmetscher haben entweder ein Zertifikat der Universität Hamburg oder sie wurden bereits vor Gericht vereidigt oder haben Diplom- oder staatlich anerkannte Abschlüsse. Alle Dolmetscher sind im Medizinisch Sozialen Dolmetschen fortgebildet. In der Regel handelt es sich um muttersprachliche Dolmetscher.
Die Leistungen werden nach den Ethik-Richtlinien des Dolmetschens und Übersetzens erbracht.
Falls Krankenhaus-Mitarbeiter zu diesem Dolmetscherkreis zählen und vermit-telt werden, gelten für diese Personen ebenfalls die Honorarbedingungen des Übersetzungsdienstes. Allerdings müssen die Dolmetschleistungen außerhalb der Dienstzeit erbracht werden. Während der Dienstzeit erbrachte Dolmetschleistungen können nicht abgerechnet werden. Es ist eine Genehmigung für Nebendiensttätigkeiten zu beantragen. Der Kreis dieser Dolmetscher kann sich mit einem Dolmetscherausweis des Übersetzungsdienstes ausweisen und trägt diesen Ausweis im Krankenhaus sichtbar an der Kleidung.
Die Dolmetscher dürfen nicht mit medizinischen oder pflegerischen Aufgaben betraut werden oder hierbei Hilfestellung leisten.

5 Dokumentation

5.1 Dolmetschereinsätze

Das Original der Einwilligung eines Patienten zur Hinzuziehung eines Dolmet-schers (Anlage 8) wird zur Patientenakte genommen. Eine Kopie wird den Konsilscheinen beigefügt. Die Hinzuziehung eines Dolmetschers wird in der Patientenakte, auf Konsilscheinen oder anderen Dokumenten von dem Personal, das für die Gesprächsführung verantwortlich war, als Vermerk „mit Dolm.“ dokumentiert.
Bei Dokumenten lt. Ziff. 1.1 erfolgt eine Dokumentation durch die Unter-schrift des Dolmetschers. Die erbrachte Leistung wird von berechtigtem Personal (Ziff. 3.1.2) auf dem vorgelegten Auftrag durch Eintragen der Uhrzeit beim Eintreffen des Dol-metschers und der Uhrzeit bei Ende der Dienstleistung dokumentiert.
Falls möglich, wird auf dem Auftrag ein Patientenaufkleber angebracht. \\Der Dolmetscher reicht die bestätigte Leistung bei der Auftragnehmerin ein.

5.2 Übersetzungen

Übersetzungen werden wie folgt dokumentiert: • Durch die Anfertigung einer Kopie des Dokumentes zum Verbleib im Krankenhaus
• Durch die Kopie des schriftlichen Auftrages
• Durch die Bestätigung der erbrachten Leistung an den Einkauf

6 Hinweise und Anmerkungen

Wird Krankenhauspersonal nach Abwägen von Ziff. 1.2 zum Dolmetschen hinzugezogen, so ist es diesem Personal untersagt, für die erbrachte Leistung von den Patienten ein Honorar oder Geschenke anzunehmen.

7 Mitgeltende Unterlagen

Vertrag des Krankenhauses mit de Übersetzungsdienst
Vertrag mit den Dolmetschern
Ethik-Richtlinie BDÜ
VA „Aufklärung und Einwilligung vor ärztlichen Eingriffen“
Grundgesetz, Artikel 3

8 Begriffe

Dolmetschen Die mündliche Vermittlung zwischen Menschen unterschiedlicher Sprachen Übersetzen Einen Text schriftlich in einer anderen Sprache wiedergeben
Ausgangssprache Sprache, aus der gedolmetscht oder übersetzt wird
Zielsprache Sprache, die einem Nichtmuttersprachler zu vermitteln ist
Konsekutiv-Dolmetschen Zeitlich versetztes (nachgetragenes) Dolmetschen
Simultan-Dolmetschen Gleichzeitiges Dolmetschen während des laufenden Gespräches

9 Anlagen

Anlage 1: Vermittlungsprocedere, Flow-Chart
Anlage 2: Sprachenangebot
Anlage 3: Formblatt Dolmetschen
Anlage 4: Formblatt Übersetzen
Anlage 5: Formblatt Telefondolmetschen
Anlage 6: Übersetzungsdienst, Kommunikationsdaten
Anlage 7: Abrechnungsbasis
Anlage 8: Einwilligungserklärung des Patienten zur Hinzuziehung eines Dolmetschers