1.3.07 Personalakte Geschätzte Lesezeit: 2 Minuten 14 x aufgerufen Autoren Download der Verfahrensanweisung als PDFHerunterladen Zweck und Ziel Definition von Umfang, Anordnung, Führung und Archivierung von Personalunterlagen. Als Teil der Personalakte soll für jeden Mitarbeiter eine Dokumentation geführt werden, in der die im Laufe der Beschäftigung ausgeübten Tätigkeiten, Schulungen, Einarbeitungen, externen und internen Weiterbildungen, besondere Erfahrungen usw. gesammelt werden. Zeugnisse und Teilnahmebescheinigungen sollen hier abgelegt werden. Die Personalakte dient auch als Grundlage der Laufbahnplanung des Mitarbeiters Anwendungsbereich Personal des Unternehmens Aufbau der Personalakte Für jeden Mitarbeiter wird eine Personalakte angelegt, die über Name, Vorname und Geburtsdatum identifiziert wird. In ihr sind mindestens zu dokumentieren: Lebenslauf Gang der Schulbildung mit Art des Abschlusses Berufsausbildung mit Art des Abschlusses Berufstätigkeit Fort- und Weiterbildung Besuch von Tagungen, Fortbildungsveranstaltungen, Kursen Belehrungen über Gesundheits- und Sicherheitsbestimmungen Bescheinigungen über Gesundheitsuntersuchungen ‘Personal Records’ (Nachweis über die Einführung in besonders qualitätsrelevante Tätigkeiten, umschriebenes Training on the job, Aufgaben, die im Unternehmen übernommen wurden, besondere Qualifikationen) Die Unterlagen können in einen persönlichen (vertraulichen) Teil und in einen Teil mit qualitätsrelevanten Daten getrennt werden. Der Mitarbeiter muss erklären, dass er mit der Weitergabe zumindest der im qualitätsrelevanten Teil gesammelten Daten einverstanden ist. Beispiel für die Gliederung einer Personalakte: Persönliche Daten Name, Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer) Bewerbungsunterlagen Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc.) Arbeitsvertrag Zusatzvereinbarungen Personalbeurteilungen Urlaubsabgeltung Gewährung von Bildungsurlaub Sonderurlaub Krankmeldungen Gehaltsabrechnungen Belege über Zahlung der Sozialabgaben Belege über Sonderzahlungen Reisekostenabrechnungen Qualitätsrelevanter Teil Stellenbeschreibung Weiterbildungsnachweise Entwicklung innerhalb des Unternehmens Übernahme besonderer Aufgaben, besondere Qualifikation, Training on the job, etc.) Nachweis von Belehrungen über Gesundheits- und Sicherheitsbestimmungen Dokumentation Personaldaten über Qualifikation und Fortbildung Formblatt für die Dokumentation von Fortbildungen: Anlage 2 Einverständniserklärung über Einsichtnahme von Auditoren Kartei mit geführten Akten Ressourcen Raumgröße abhängig von der Anzahl der Akten Abschließbarer Schrank bei jedem Personalsachbearbeiter Zuständigkeit Wer ist für das Anlegen und Führen von Personalakten zuständig Hinweise und Anmerkungen Zu klären ist, wie Lehrlinge, Praktikanten (Schule ,Fachhochschule, Universität) und Mitarbeiter mit Zeitverträgen in diesem System gehandhabt werden. Mitgeltende Unterlagen Literatur, Vorschriften Begriffe Anlagen GesundheitsuntersuchungHerunterladen FortbildungsmaßnahmeHerunterladen Belehrungen über Gesundheits- und SicherheitsbestimmungenHerunterladen EinweisungenHerunterladen Training on the job und besondere TätigkeitenHerunterladen 1.3 Mitarbeiter -Vorhergehend 1.3.06 Weiterbildungen Weiter -1.3 Mitarbeiter 1.3.08 Einarbeitung
