3.5 Beschaffung

Bereitstellung externer Produkte und Dienstleistungen

Die Leitung muss in Verfahrensanweisungen festlegen, wie Geräte, Arzneimittel, Medizinprodukte (ärztlicher Bedarf), Lebensmittel und Dienstleistungen beschafft, die Lieferanten beurteilt und ausgewählt, wie die Produkte und Dienstleistungen angenommen und in die Abläufe aufgenommen werden.

Die Qualitätsanforderungen des Krankenhauses hinsichtlich des beabsichtigten Zwecks müssen von den Lieferanten sowie deren Unterauftragnehmern erfüllt sein. Art und Umfang der Maßnahmen, mit denen die Leitung sich von der Einhaltung der Anforderungen überzeugt (QM-Darlegung), müssen festgelegt werden. Das gilt auch für die Beschaffung von Dienstleistungen wie Labor-, Röntgen- oder Therapieleistungen oder Vergabe von bedeutenden haustechnischen Leistungen.

Wenn erforderlich, müssen Produkte oder Dienstleistungen der Unterauftragnehmer geprüft werden. Die Leitung des Krankenhauses muss sich bewusst sein, dass die Verantwortung für die Qualität der beschafften Produkte immer beim Krankenhaus selbst bleibt. Fragen des Umweltschutzes und der Entsorgung sollen von Anfang an berücksichtigt werden.

Über den Beschaffungsvorgang müssen aussagefähige Dokumente erstellt werden. So weit anwendbar, muss dargelegt werden können, wie die genaue Bezeichnung des Produktes oder der Leistung lautet, ob Einweisungen des Personals erfolgten und wie mit den Produkten umgegangen wird.

Dokumente zur Bedienung, Prüfanweisungen, sachdienliche technische Angaben, Genehmigungen für den Umgang, Anforderungen an die Qualifikation des Personals sollen formell in Kraft gesetzt werden. Überlegungen zur Lenkung fehlerhafter Produkte in der Beschaffung sollen angestellt werden, um die Patienten vor Schäden zu schützen, ungerechtfertigte Kosten zu vermeiden und die Vertragsbeziehung zwischen Lieferanten und Krankenhaus nachhaltig zu stützen.

Die Leitung soll den Umweltschutz in allen Regelungen für den Krankenhausbetrieb berücksichtigen, insbesondere bei der Beschaffung, dem sparsamen Umgang mit Einmalprodukten, Energie und Wasser, in der Hygiene, bei Reinigung, Arbeitssicherheit und Abfallentsorgung.

Die Regelungen können sich der in den Normen entwickelten Systematik (DIN EN ISO 14000) bedienen. Ein angemessener Nachweis für die Erfüllung der Umweltschutzforderungen soll erbracht werden.